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LA DRH DE LA SEMAINE : HÉLÉNA DJEN, DRH D’AOS

Eux aussi sont en première ligne : les DRH. Chaque semaine, stiMA le blog leur donne la parole. 

 

« L’essor du télétravail nous offre de nouvelles perspectives en matière de recrutement ». Pour accompagner sa très forte croissance, AOS, spécialisée dans la digitalisation des appels d’offres du BTP, doit s’entourer de talents. Avec le défi d’intégrer les nouvelles recrues à distance. On en parle avec sa DRH, Héléna Djen. 

 

Maud Aigrain : AOS a été fondée il y a seulement trois ans. L’an dernier, en 2020, la société a recruté plus de 60 collaborateurs et elle prévoit un volume d’embauche équivalent cette année. Une croissance des effectifs exponentielle pour répondre à celle de l’activité…

 

Héléna Djen : L’enjeu, c’est effectivement d’accompagner la formidable croissance d’AOS. La société a été fondée en 2017. Elle a depuis levé 4 millions d’euros et est passée de la startup à la scale-up en seulement deux ans. Concrètement, AOS édite un logiciel qui permet de simplifier les appels d’offres dans le BTP (AOS signifie « Appels d’Offres Simplifiés », ndlr). Notre plateforme fluidifie les échanges entre les promoteurs, les maîtres d’œuvre et les entreprises du bâtiment, avec à la clé un gain de temps et de transparence pour tout le monde. Aujourd’hui, nous accompagnons 450 clients et 50 000 utilisateurs. Quand j’ai été recrutée, en juillet 2019, AOS comptait encore seulement une quinzaine de collaborateurs et l’objectif était, en effet, d’en recruter 60 à 80 d’ici la fin de l’année 2020. Au-delà de ça, ma mission consistait à structurer la politique de recrutement pour mieux anticiper les besoins de croissance des effectifs. Jusque-là, les embauches avaient été le plus souvent gérées dans l’urgence, en passant par des cabinets de recrutement. Les fondateurs souhaitaient davantage d’anticipation, pour être en mesure, en effet, d’accompagner la croissance de l’activité. 

 

Ce que vous ne pouviez pas anticiper, en revanche, c’est la crise sanitaire et les confinements !  En quoi cela a-t-il modifié vos plans ?

 

Nous avons adapté nos méthodes, mais nous avons réussi à tenir nos objectifs. Le plus compliqué, ce n’est pas tant le recrutement, qui se fait assez facilement par visioconférence, c’est l’intégration. Et encore, nous avions l’habitude d’intégrer certains profils à distance, notamment les développeurs web pour qui le télétravail est quasiment inscrit dans leur ADN. Mais ce n’est pas le cas des équipes marketing, des commerciaux ou des spécialistes de la relation clients. Pour ces profils très orientés sur le relationnel, qui n’imaginaient pas leur poste autrement qu’en présentiel, l’intégration à distance était un véritable enjeu. L’esprit d’équipe est une valeur très forte chez AOS. Nous faisons beaucoup pour le cultiver et nous le recherchons chez celles et ceux que nous recrutons. Nous avions donc à cœur de le démontrer dès l’intégration des nouveaux collaborateurs, même à distance. Nous avons donc pris le parti de multiplier les « événements ». L’idée n’est pas d’organiser des apéros virtuels à 40, ça ne sert à rien, personne ne peut se parler vraiment. Mais nous avons lancé, par exemple, des « apéroulettes », une fois par semaine, en fin de journée. Le principe, c’est que l’on tire au sort 6 à 8 personnes, pas plus. Non seulement, cela nous permet d’intégrer à chaque fois, de façon conviviale, une nouvelle recrue. Mais cela nous permet aussi de maintenir le lien entre les collaborateurs déjà en poste. 

 

De façon plus formelle, vous avez également structuré le processus d’intégration pour accompagner les nouveaux collaborateurs pendant leurs deux premiers mois dans l’entreprise…

 

Effectivement, nous avons mis en place un véritable processus d’onboarding. D’abord au niveau de l’équipe RH, qui les accompagne de A à Z, à distance, dans toutes les démarches concrètes que l’on doit faire quand on intègre une entreprise, puis le manager prend le relais. Nous avons mis en place un système de tutorat : pendant 2 mois, le collaborateur est formé à son poste, chaque responsable de pôle lui présente le rôle, les enjeux et la vision du service concerné. Il a également accès, dès son arrivée, à un outil collaboratif, que nous avions mis en place par chance juste avant le premier confinement, qui s’appelle Notion, et qui est une sorte de « wikipedia » de nos process. Les retours sont très positifs. Enfin, une formation liée aux métiers du BTP est disponible sur ce même outil, afin que chacun des arrivants puisse prendre connaissance des éléments de base qui constituent notre profession.

 

Malgré le contexte sanitaire et économique, la guerre des talents est-elle toujours aussi vive au sein de la french tech ? 

 

AOS est à cheval sur deux secteurs : le digital et le BTP, un secteur assez peu connu des profils tech. Or, la digitalisation du BTP est bel et bien lancée et c’est ce qui rend nos métiers passionnants. À nous de convaincre les candidats ! Nous communiquons beaucoup sur les réseaux sociaux, nous participons à des salons de recrutements virtuels, nous avons mis en place en interne une prime à la cooptation… L’avantage de l’essor du télétravail, c’est qu’il élargit considérablement nos horizons en matière de recrutement. Il nous offre de nouvelles perspectives puisque nous pouvons désormais recruter sans aucun problème partout en France. Et pour tous les métiers, pas seulement les développeurs : par exemple, sur l’équipe produits, notre manager est à Bordeaux et ses collaborateurs sont à Lyon et Lille. 

 

En 2021, vous avez prévu de recruter autant de collaborateurs que l’an dernier. Quels profils recherchez-vous ?

 

Nous allons rechercher des profils de tous horizons, avec deux dominantes : le côté commercial, et le côté web. De nombreux postes sont ouverts au sein de notre équipe commerciale, qui est en pleine structuration, avec notamment la vision internationale de 2021 sur les pays transfrontaliers : Suisse, Belgique, Luxembourg... Cela nous ouvrira également des opportunités de recrutement de profils internationaux ! Et du côté web, l'équipe de développeurs est toujours en croissance mais pas seulement : d'autres métiers plus techniques, comme ceux du Product Management, vont faire partie de nos focus en 2021. Notre expansion à l'international représente une belle opportunité pour les futurs collaborateurs qui intègrent AOS, à un moment propice au développement de leurs compétences !

 

Vous avez dû affronter une situation totalement inédite moins d’un an après être arrivée dans l’entreprise, et alors que vous êtes encore au début de votre carrière professionnelle. Où avez-vous puisé vos ressources ?

 

Auprès de mes pairs ! Entre anciennes camarades de promo, nous avions constitué un réseau de responsables RH qui nous a été extrêmement précieux pendant toute cette période. Cette crise sanitaire a été quelque chose d’incroyable à gérer. Une remise en question permanente. Nous avons dû faire preuve à la fois de rigueur, pour protéger nos collaborateurs, et d’imagination, de flexibilité pour faire en sorte que le travail à distance soit le plus supportable possible, notamment pour celles et ceux qui avaient des enfants à la maison pendant le premier confinement. Nous avons notamment aménagé leurs horaires, et même parfois leurs missions, pour que ce soit compatible. De la même façon qu’il y a eu une solidarité très forte au sein des équipes, il y a eu une solidarité très forte entre DRH. Parce que, que nous soyons dans des PME, des start-ups ou des grands groupes, nous devions tous gérer les mêmes problématiques d’isolement de nos collaborateurs, d’engagement ou d’intégration. Plus que jamais, nous avons échangé sur nos pratiques et cela a été un soutien formidable.

 

Vous êtes DRH ? La politique RH de votre entreprise évolue ? Contactez-nous.


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